Contabilidade 29 DE Julho DE 2019

Atenção! Você quer abrir, alterar ou encerrar sua empresa?

A Junta Comercial do Estado do Rio Grande do Sul (antiga JUCERGS, atualmente denominada JUCISRS) passou por diversas mudanças nos últimos anos. Visando agilidade e modernização nos processos, a Junta Comercial adotou novas práticas utilizando métodos tecnológicos como a via única em fevereiro de 2016, e, em meados de julho de 2018, foi instituída a obrigatoriedade do Registro Digital. Ambas mudanças serão pautadas neste artigo.

 

Antigamente, para constituir, alterar ou baixar uma empresa, o contador precisava redigir o ato, os sócios efetuavam a leitura do contrato e, se todos estivessem de acordo com as cláusulas, imprimiam o contrato em três vias, e, com uma caneta, rubricavam todas as páginas e assinavam a última, acima de seus respectivos nomes. Então o contador diligenciava com as três vias até a Junta Comercial para realizar o registro. Como sabíamos que o contrato estava registrado? Simples, a Junta Comercial informava que o documento estava pronto, o contador se deslocava até o órgão para retirar duas das três vias entregues, elas recebiam no verso da última página um selo de identificação como este:

Na data de 15 de fevereiro de 2016 este procedimento mudou. Com a publicação da Instrução Normativa n.º 3 de 2013 o processo passou a funcionar da seguinte forma. No caso de constituição, alteração ou baixa de empresa, o contador redigia o ato, os sócios efetuavam a leitura, imprimiam o contrato em apenas uma via (por isso o nome “Via Única”) e, com uma caneta, rubricavam todas as páginas e assinavam a última. Então o contador conduzia os documentos até a Junta Comercial para realizar o registro. E como sabíamos que o contrato foi registrado? Afinal, se apresentamos somente uma via (a qual ficaria com a Junta Comercial), como teríamos uma cópia? Neste momento fica estipulada a chancela eletrônica:

 

Através de um sistema online chamado “Módulo Integrador”, a Junta Comercial digitalizava todo o contrato e, ao final de todas as páginas, colocava esta chancela eletrônica (que possui todos os dados disponíveis no antigo “selo verde”) e disponibilizava o arquivo para download em PDF. Mas como poderíamos ter certeza de que o contrato foi registrado? Observe uma parte importante do texto constante na chancela:

 

Qualquer pessoa que acessar o site da Junta Comercial, acessar a guia “Serviços”, clicar em “Validação de Documentos”, informar o nº de protocolo e o código de segurança, terá a confirmação de que o documento é legítimo e está registrado. Ou seja, este documento contém informações que o tornam “original” e válido independente de sua forma de apresentação, se for impresso, por e-mail, aplicativos de mensagens, ou qualquer outra forma, o documento é fidedigno e deve ser aceito por consequência das informações constantes na chancela.

 

Até os dias de hoje, alguns órgãos públicos e instituições financeiras não se atualizaram ao sistema via única e, se este procedimento começou a vigorar em fevereiro de 2016, o que sobra para o Registro Digital que iniciou em julho de 2018? Este é o próximo item que iremos lhe explicar detalhadamente, continue com a gente.

 

A Junta Comercial teve uma redução considerável no volume de papel com o sistema de Via Única, pois os atos que antes eram apresentados em três vias, agora eram recebidos em apenas uma. Mas o foco da Junta Comercial era terminar com o papel e agilizar a análise dos processos, visando sustentabilidade e satisfação dos usuários. Então foi apresentada a ideia do Registro Digital, onde a proposta era um processo 100% online, onde sócios e contadores pudessem fazer o registro de atos na Junta Comercial sem sair de seus estabelecimentos. Basicamente o contador iria enviar o contrato para a Junta Comercial (em PDF, como se fosse um anexo de e-mail), a Junta Comercial faria a análise do documento e, se aprovado, iria colocar a chancela de validação e disponibilizar para download, mas um momento, como fica a assinatura? Agora entra em jogo o certificado digital.

O certificado digital é, basicamente, sua assinatura eletrônica. O certificado digital é obtido através de uma empresa especializada em certificação, onde serão solicitados seus documentos pessoais, digital, foto e sua assinatura. Você poderá “guardar” sua assinatura eletrônica de três formas diferentes, em um cartão, em um token ou em um simples arquivo no computador. Quando a assinatura é alocada em um cartão ou token, a denominação correta é “Certificado Digital e-CPF A3”, quando a assinatura é alocada a um arquivo de computador, chamamos de “Certificado Digital e-CPF A1”, a principal diferença entre os modelos é a usabilidade, enquanto os modelos A3 só podem ser utilizados nos computadores em que estão conectados, o modelo A1 pode ser utilizado em quantas máquinas for necessário ao mesmo tempo. Há outras diferenças como prazo de validade e custo, uma empresa especializada em certificação poderá passar mais informações.

 

Voltando ao Registro Digital, após a publicação da Instrução de Serviço 002 de 2017, a Junta Comercial iniciou a obrigatoriedade da nova forma de registro em julho de 2018 que funciona da seguinte forma: O contador redige o ato, envia aos sócios para análise, se todos concordarem com as cláusulas, efetuam as assinaturas utilizando seus respectivos certificados digitais, e, através de um sistema, o contrato é enviado para a Junta Comercial, que faz a análise e, se aprovado, disponibiliza o ato para download com a chancela validadora (da mesma forma do sistema Via Única). Ou seja, em momento nenhum sócio ou contador sairá da frente de seus computadores. Este sistema é funcional, o tempo de tramitação dos processos foi reduzido consideravelmente e a Junta Comercial não aceita processos que não sejam realizados desta forma.

 

Tendo em vista os aspectos observados, podemos constatar que o processo de registro na Junta Comercial foi modificado completamente e, em pouco mais de três anos, ascendeu-se a era digital no órgão, sendo possível abrir, alterar ou encerrar sua empresa de forma 100% digital, porém, o processo ainda é demasiadamente burocrático e deve ser desempenhado por profissionais qualificados e atualizados.

 

Yago Moura da Silva

Líder da Divisão Societária da Ativo

E-mail: societario@ativocontabilidade.cnt.br